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La codification des documents et les directives relatives à la politique de l'UNESCO en matière de publication sont définies dans le Manuel de l'UNESCO.

1. Attribuez une cote si vous envoyez un document à caractère public;
2. Demandez un ISSN (International Standard Serial Number) si vous envoyez un périodique;
3. Demandez un ISBN (International Standard Book Number) si vous envoyez un livre ;

a. Les documents

Tous les documents doivent comporter une cote.
Un outil d'attribution automatique des cotes est intégré à HERMES. Toutefois, nous recommandons à chaque Bureau hors Siège/Institut/Centre de gérer sa propre liste de cotes.
La cote doit obligatoirement figurer sur le PDF, sur les 6 premières ou 6 dernières pages suivant la mise en page de votre document.

Chaque cote doit comporter les éléments suivants :

• Instituts et Centres : merci d’employer les 3 premières lettres de votre acronyme institutionnel.
  Ex.: IES/2004/ED/ME/12

  N.B. Si vous envoyez une affiche vous devez insérer une page de garde : téléchargez le modèle, remplissez les champs, et suivez la procédure indiquée dans les FAQs Comment procéder avec des documents de différents formats?

• La cote doit être la même pour TOUTES les versions linguistiques et porter l'année de publication de la langue de l'original (BPI/ENM/2004/PI/2 pour un document en anglais publié en 2004 et BPI/ENM/2004/PI/2 pour la traduction en français publiée en 2005).

  

• Pour remplacer un document dans UNESDOC, ajoutez  REV., REV.2 etc. à la fin de la cote (n'oubliez pas de remettre la nouvelle cote sur le document PDF; consulter les FAQs Comment rajouter une cote, un ISBN ou un ISSN sur un PDF ? )

b. Les livres

Vous devez demander un ISBN (International Standard Book Number) par titre et par langue d'un ouvrage aux Editions de l'UNESCO : couriel.
Vous devez redemander un ISBN à chaque nouvelle édition de l'ouvrage.

Si vous envoyez :

un document à caractère public : saisissez la cote (voir point a.) un livre : saisissez l'ISBN (voir point b.) un périodique : saisissez l' ISSN (voir point c.)

a) Entrez la cote (ou l'ISBN / l'ISSN s'il y a lieu) et la langue du document (voir la liste des langues disponibles)

b) Entrez les informations concernant le document

• Saisissez le titre exact : respectez l’orthographe, la ponctuation, l’emploi des majuscules et minuscules. Entrez vos titres en minuscule.

• Pour les fichiers PDF dans les langues autres que l'anglais, le français ou l'espagnol, entrez d'abord le titre traduit en anglais ou français puis le titre original :

  

• Si vous publiez uniquement sous forme électronique (fichier PDF), sélectionnez le 1er bouton radio; dans la “notice”, il sera indiqué que le document n’est publié qu’en version électronique
  
  
• Si votre document est disponible sous forme papier et sous forme électronique (PDF), sélectionnez le 2ème bouton radio

  

  N.B. Par défaut, les publications avec ISBN et ISSN sont en accès restreint sur UNESDOC. Vous devez en préciser l'accès en sélectionant soit "Accès libre" soit "Accès restreint".

c) Sélectionnez sur votre disque dur le fichier PDF à transférer (basse résolution pour le Web)

Sélectionnez éventuellement le fichier source (format natif Word, Excel, Power Point, etc.) à transférer. Vous ne pouvez transférer qu'un seul fichier PDF mais plusieurs fichiers sources, ceux-ci ne sont visible que par les membres du personnel et vous servent de sauvegarde.

d) Dans quelques heures, votre document sera accessible dans UNESDOC.

Vous recevrez un couriel vous indiquant l'URL du document